智能辦公越來(lái)越受到企業(yè)家們的青睞，OA辦公系統(tǒng)到底該如何來(lái)選型呢？
對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇OA辦公系統(tǒng)既不能求大、馬不能隨便湊合著用。首先得根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用性價(jià)比高的軟件，這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮最大的作用，并為企業(yè)節(jié)省人力物力。
OA辦公系統(tǒng)從應(yīng)用內(nèi)容的角度來(lái)看，日常工作上涵蓋了對(duì)知識(shí)、文檔、人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等方面的管理，并且每個(gè)管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。但現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個(gè)狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了“辦公自動(dòng)化”。因此OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該從更廣闊的角度來(lái)考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。
從企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)，過(guò)去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個(gè)或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)，“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無(wú)法及時(shí)獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁。人與人，部門(mén)與部門(mén)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對(duì)企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個(gè)新的層面。
中小企業(yè)OA選型系統(tǒng)黃金法則：
第一步，選擇性價(jià)比高的數(shù)據(jù)庫(kù)及平臺(tái)，一般MYSQL數(shù)據(jù)庫(kù)和IBM的Lotus平臺(tái)搭建的OA系統(tǒng)比較好，安全性、可擴(kuò)展性各方面都比較好。
第二步，OA的主體功能要齊全。包括：公告通知、文件傳送、電子通訊薄、日程安排、工作日記、工作計(jì)劃、個(gè)人（公共）文件柜、網(wǎng)上申請(qǐng)和審批、電子簽章、電子郵件、手機(jī)短信、個(gè)人考勤、人事管理等。這些功能貫穿了企業(yè)的日常辦公要素。盡量除掉利用率低的閑置功能，注重OA系統(tǒng)的可用性。
第三步，選用易用性強(qiáng)的OA。最好每項(xiàng)功能都一目了然，能快速上手，并快速熟練運(yùn)用。系統(tǒng)還應(yīng)讓用戶方便的設(shè)置權(quán)限和自定義工作流。維護(hù)性上管理員無(wú)需任何專(zhuān)業(yè)知識(shí)就可以靈活設(shè)置欄目，并直接進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。
第四步，價(jià)格適中。太便宜不好，這樣的管理軟件往往功能上有欠缺，太貴了很多功能不實(shí)用。中小企業(yè)選擇OA軟件既不能求全，又不能隨便湊合，必須根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用、易用、易擴(kuò)展、性價(jià)比高的軟件，只有這樣才能讓軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來(lái)最大的回報(bào)。
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