中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化，這個問題顯然不是什么問題，就像一個旅行在沙漠當(dāng)中的人對水的渴望一樣。我想當(dāng)你的企業(yè)年?duì)I業(yè)額做到100萬以上都可以考慮在某一部分先采取信息化管理。當(dāng)然，隨著營業(yè)規(guī)模的成長，你可以逐步采取各個環(huán)節(jié)全面信息化管理的方式。畢竟一家年?duì)I業(yè)額在4000萬以上，規(guī)模在50人的中小企業(yè)，和年?duì)I業(yè)額在800萬，規(guī)模在10人的微型企業(yè)對于信息化管理的要求是不一樣的，因?yàn)?0個人的時(shí)候你還可以單級管理，但到了50人，你已經(jīng)不可能再單級管理了，必須多層管理（當(dāng)然并非層次越多越好）。那么，中小企業(yè)信息化應(yīng)用能夠帶來那些看得見、摸得著的作用呢?我認(rèn)為可以從以下幾個方面來看：
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用一：
可以顯著提升員工對企業(yè)管理的信心。如果一家企業(yè)始終采取很落后的管理模式和運(yùn)營模式，那 么，員工是很難建立起他和客戶交往的信心的。在這一點(diǎn)上，你的企業(yè)哪怕先上一個簡單的客戶管理系統(tǒng)(介于CRM和EXCEL表格管理之間)也會很好的增強(qiáng)員工做業(yè)務(wù)的信心
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用二：
可以為你的后續(xù)增長提供管理保障。一個企業(yè)10人的時(shí)候覺得沒有必要信息化管理，20人的時(shí)候覺得也沒有必要，30人的時(shí)候可能還會覺得沒有必要，但隨著業(yè)務(wù)增多，你的企業(yè)規(guī)模可能無意識當(dāng)中不斷的增大，40人，50人，???直到有一天，你忽然發(fā)現(xiàn)已經(jīng)很不好管理的時(shí)候再進(jìn)行信息化，則會發(fā)現(xiàn)固有的流程很難和信息化相對科學(xué)的流程吻合。如果調(diào)整，所付出的代價(jià)可能是巨大的，實(shí)施和應(yīng)用熟悉的時(shí)間也是更長的。所以，這種“類突發(fā)性”的信息化上馬項(xiàng)目最終實(shí)施和應(yīng)用的效果完全不如哪種“潤物細(xì)無聲”式的滲透效果，畢竟后者可以讓老員工帶新員工，而前者，很可能只能你一個人帶20，甚至30、40人，這顯然加大了應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)和難度
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用三：
可以盡量的避免企業(yè)的隱性損失。企業(yè)的隱性損失是所有中小企業(yè)遇到的最典型問題，也往往是中小企業(yè)上信息化的一個重要目的。沒錯，有了一個好的流程管理，那么隱性損失就可以降低到最小范圍(但是否能夠完全避免，值得商榷)，所有商業(yè)的管理其實(shí)無非3各方面的管理：一是人的管理，一是物的管理，一是流程的管理，除了人的管理需要經(jīng)營者的個人具備領(lǐng)導(dǎo)能力和管理能力外(人力資源管理軟件并不能替代你的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)和作用，但可以起到輔助管理的作用)，物的管理和流程的管理則都是可以通過信息化手段來實(shí)現(xiàn)的，這會讓你對自己所賺的利潤和所付出的費(fèi)用、員工的績效了然于胸
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用四：
業(yè)務(wù)操作更規(guī)范，管理相對更簡潔。這也是中小企業(yè)上信息化的一個重要目的，如果用一句俗話就是“不想管得這么累”。其實(shí)，道理同上面第3個，信息化可能會減輕你對物和流程管理的負(fù)擔(dān)(這也很夠了)，但無法根本解決你的人的管理問題(只能輔助作用)，因?yàn)?ldquo;一樣米養(yǎng)百樣人”，不像物和流程，你定好標(biāo)準(zhǔn)后，就是這個樣子了
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用五：
懂得如何節(jié)約或者能夠節(jié)約運(yùn)營成本。可能這個觀點(diǎn)很多人不認(rèn)同，認(rèn)為信息化應(yīng)用增加了某些控制環(huán)節(jié)，怎么還能節(jié)省成本。我不妨舉個例子：同樣IT服務(wù)業(yè)務(wù)，如果你沒有設(shè)定和規(guī)范好流程，隨便做。那么，第一，你無法充分了解自己服務(wù)費(fèi)用的支出；第二，你無法充分了解工程師的服務(wù)績效；第三，你可能對于服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)無法掌控(如：工程師對于客戶的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)等)，而一旦采用了專業(yè)的“螢火蟲”IT服務(wù)管理系統(tǒng)(IT-SMS)，則這些問題都能迎刃而解。那么，你能說信息化不是為企業(yè)節(jié)省了運(yùn)營成本嗎？
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用六：
信息化可以降低監(jiān)督成本和破除管理瓶頸。我們就曾經(jīng)遇到一家中小IT公司用5個客服助理來監(jiān)督25個服務(wù)工程師工作質(zhì)量的現(xiàn)象，這種好笑的程度簡直可以趕上換一個燈泡需要5個人，其中4個人指揮，1個人安裝的程度了。而且更重要的還在于，用5個不能創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的人員來管理25個能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的人，如果有信息化管理手段，就可以把這5個人減為1個人，然后用省出4個人的工資來提升25個人服務(wù)工程師的薪酬標(biāo)準(zhǔn)，我相信工程師的工作積極性一定會高的多;而且即便你再增加工程師數(shù)量也不必要增加客服助理，這就是可以突破管理的瓶頸
中小企業(yè)為什么要進(jìn)行信息化,作用七：
最大化降低服務(wù)過程中的人為錯誤產(chǎn)生。
隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對管理的要求也在不斷的提高，一些成長型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長更新，面對日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長提供有力支持的時(shí)候，企業(yè)就會感覺原先的管理方式對企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識的企業(yè)家們開始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問題。
企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對市場信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷售財(cái)務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強(qiáng)烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對企業(yè)掌握不充分的問題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過實(shí)施信息化來解決企業(yè)存在的一系列問題，從企業(yè)自身的發(fā)展來看，信息化已經(jīng)是企業(yè)在成長與發(fā)展過程中的重要部署之一。
生產(chǎn)與銷售之間需要信息化
以傳統(tǒng)手段經(jīng)營的企業(yè)，生產(chǎn)部門與銷售部門之間是通過人為的方式進(jìn)行溝通，相互之間的溝通沒有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語言的溝通在傳達(dá)上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對產(chǎn)品的理解主要是來自市場的需求，而生產(chǎn)人員對產(chǎn)品的理解主要是來自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語言溝通，受個人主觀意識的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時(shí)候，對于一些企業(yè)來講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對這樣情況的時(shí)候，企業(yè)的生產(chǎn)部門和銷售部門之間的溝通就顯得尤其重要了。
員工與管理需要信息化:
對于一個企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的主管人員來分開管理，來經(jīng)營企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對企業(yè)的每一件事情每一個員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過與主管部門的負(fù)責(zé)人通過會議的形式，對下面的情況進(jìn)行了解，這個時(shí)候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實(shí)際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對那些人員流動比較大的中小型企業(yè)而言，對人員的管理就顯得尤為重要?？梢哉f，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來的失去一大批客戶資源。另外，對于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員的管理也非常重要。
庫存與原材料管理需要信息化:
制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿足市場的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫存的信息和原材料市場信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場同樣也是在不斷的變化，價(jià)格的上漲下跌、市場的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時(shí)來掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對庫存的管理，很多企業(yè)在全國的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負(fù)責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷售和市場調(diào)研等工作，而這些各地的分支機(jī)構(gòu)除了要完成總公司安排的各項(xiàng)任務(wù)之外，好要時(shí)刻了解本部的產(chǎn)品庫存情況，才可以對市場做出相應(yīng)的應(yīng)對措施。如果對庫存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。
市場競爭需要信息化:
隨著市場競爭的不斷加劇，競爭的形式也層出不窮，這個時(shí)候企業(yè)所面臨最重要的問題就是該如何才能在競爭中脫穎而出，贏得更大的市場。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。特別是一些處于成長型的企業(yè)，能夠很好的把握市場和競爭規(guī)律，對競爭對手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對市場競爭的時(shí)候，也只能做到出現(xiàn)問題之后才開始采取應(yīng)對措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問題的辦法。因?yàn)閷κ袌龊透偁帉κ謧內(nèi)狈α私?，所以，沒有辦法做到預(yù)防和防范，在競爭中，對雖然能夠取得競爭的勝利的，但是，由于缺乏對競爭對手和市場信息的及時(shí)掌握，也會導(dǎo)致一些不必要的損失。
上述的企業(yè)信息化的幾個需求方面，只是信息化為企業(yè)所解決的一些表面問題。其實(shí)，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場競爭的時(shí)候，才會有強(qiáng)烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來越便捷，能夠時(shí)刻掌握市場的動態(tài)和整個行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競爭能力的基本要求。
企業(yè)通過利用信息化手段;對外，時(shí)刻掌握行業(yè)里的整體趨勢;對內(nèi)，時(shí)刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財(cái)、物等各個方面的信息動向。對內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實(shí)可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長的中小型企業(yè)們，能夠通過信息化手段提升企業(yè)的競爭能力和綜合實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。
